Privacyverklaring

vzw Koninklijk Harmonieorkest Deinze, hierna “HOD”, hecht veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen we uit welke gegevens we verwerken, waarom, op welke rechtsgrond, met wie we ze delen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten u heeft. We volgen de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, ook GDPR genoemd) en de Belgische privacywetgeving.

Wie is verantwoordelijk?

vzw Koninklijk Harmonieorkest Deinze
Ondernemingsnummer 0788.822.212
Maatschappelijke zetel: Achterstraat 216, 9800 Astene (Deinze)
Repetitielokaal: Louis Dhontstraat 15, 9800 Deinze
E-mail:

HOD heeft geen functionaris voor gegevensbescherming (DPO); voor een vereniging van onze omvang is dat niet verplicht. Vragen over privacy stuurt u naar .

Welke gegevens verwerken we, waarom en op welke rechtsgrond?

  • Ledenadministratie: naam, adres, geboortedatum, geslacht, e-mailadres, gsm- en telefoonnummer, instrument, orkest (HOD of JHOD) en lidmaatschapsgegevens. Waarom? Voor de organisatie van de vereniging, de communicatie met de leden en het ledenregister. Rechtsgrond: de uitvoering van het lidmaatschap en ons gerechtvaardigd belang.
  • Aansluiting bij VLAMO (Vlaamse Amateurmuziekorganisatie): elke muzikant krijgt een lidnummer bij VLAMO, de federatie van muziekverenigingen. Daarvoor geven we naam, rijksregisternummer, geboortedatum, adres, nationaliteit, geslacht, contactgegevens, groep (HOD, JHOD, bestuur of vrijwilligers), lidgeld en verzekeringskeuze en het aantal jaren lidmaatschap door. Op de website staat het rijksregisternummer versleuteld en het wordt nooit per mail verstuurd. Waarom? Voor de aansluiting, de verzekering (burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen) en de aanvraag van eretekens voor jubilerende muzikanten. Rechtsgrond: de uitvoering van het lidmaatschap.
  • Minderjarigen (JHOD): naast de ledengegevens ook de naam, het gsm-nummer en het e-mailadres van een ouder of voogd. Waarom? Voor het contact met de ouders en de veiligheid van de jongeren. Rechtsgrond: de uitvoering van het lidmaatschap; waar toestemming nodig is, geeft een ouder die voor een kind jonger dan 13 jaar.
  • Account op de website: gebruikersnaam, e-mailadres, wachtwoord (versleuteld opgeslagen) en rol. Wie inlogt met Google, Microsoft of Facebook, krijgt van die dienst de naam en het e-mailadres doorgestuurd. Waarom? Voor de toegang tot de ledenzone. Een nieuw account wordt eerst door het bestuur goedgekeurd. Rechtsgrond: de uitvoering van het lidmaatschap.
  • Planning en aanwezigheden: uw deelname aan repetities, concerten en activiteiten, beheerd in Glissandoo en getoond in de ledenzone. Waarom? Voor de organisatie van repetities en concerten. Rechtsgrond: de uitvoering van het lidmaatschap.
  • Inschrijvingen voor activiteiten: bij een inschrijving (bijvoorbeeld voor het repetitieweekend, een eetfestijn of een stoet): naam, e-mailadres, telefoonnummer, uw keuzes (zoals deelname, overnachting, maaltijd en vervoer) en het te betalen bedrag. Voor het repetitieweekend ook geboortedatum, instrument, een noodcontact en eventuele voedselallergieën. Waarom? Voor de organisatie van de activiteit en uw veiligheid. Rechtsgrond: de uitvoering van het lidmaatschap of van uw inschrijving. Voedselallergieën vult u zelf in, met uw uitdrukkelijke toestemming; we gebruiken ze enkel voor de maaltijden.
  • Bar: bar-saldo, aankopen, opladingen en bardiensten. Waarom? Voor de werking van de bar en de boekhouding. Rechtsgrond: de uitvoering van het lidmaatschap en een wettelijke verplichting (boekhouding).
  • Online opladen van het bar-saldo: (zodra dat beschikbaar is) het bedrag en een referentie. De betaling zelf gebeurt bij Payconiq/Bancontact. Waarom? Om uw bar-saldo online te kunnen opladen. Rechtsgrond: de uitvoering van de overeenkomst.
  • Nieuwsbrief: naam, e-mailadres, de datum van inschrijving en bevestiging en de versie van de toestemmingstekst. Waarom? Om u nieuws over concerten en activiteiten te sturen. Rechtsgrond: uw toestemming, die u bevestigt via een link in een mail. Uitschrijven kan altijd.
  • Uitnodiging na een activiteit: het e-mailadres dat u gebruikte bij de aankoop van een ticket of de inschrijving voor een activiteit van HOD, en de naam van die activiteit. Waarom? Om u één keer uit te nodigen voor onze nieuwsbrief. U wordt pas ingeschreven als u zelf op de knop in die mail klikt. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang, voor wie bij de aankoop of inschrijving wist dat HOD hem hierover mag mailen, of uw toestemming. Om te controleren of u al ingeschreven of uitgeschreven bent, raadplegen we Mailchimp.
  • Contact, ideeën en vragen: wat u invult in het contactformulier of in het formulier “Idee of vraag voor het bestuur” in de ledenzone, eventueel met een bijlage. Wie “anoniem” aanvinkt, laat geen naam na. Waarom? Om uw vraag of idee te behandelen. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang.
  • Mailboxen: berichten aan muzikant@, info@ en . Berichten aan muzikant@ zijn zichtbaar voor ingelogde leden, die aan info@ voor het bestuur en die aan bar@ voor het bestuur en de barmedewerkers. Waarom? Om berichten aan de vereniging te kunnen lezen en beantwoorden. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang.
  • Foto’s en beeldmateriaal: foto’s en video’s van concerten en activiteiten. Waarom? Om te tonen wat HOD doet. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang. Wilt u niet herkenbaar in beeld komen, of wilt u dat niet voor uw kind, laat het ons dan weten via .
  • Website en beveiliging: IP-adres, browsergegevens en logbestanden. Waarom? Voor de beveiliging en de goede werking van de website. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang.
  • Testmeldingen: tijdens een testperiode kunnen testers die het bestuur aanduidt een melding sturen met een schermafbeelding en technische gegevens (pagina, toestel, foutmeldingen). In de schermafbeelding worden persoonsgegevens zoveel mogelijk onleesbaar gemaakt; namen van leden kunnen leesbaar blijven. Enkel het bestuur ziet die meldingen. De webmaster kan ze laten nakijken door een AI-hulp (Claude), zonder de namen van de testers in de tekst; op een schermafbeelding kunnen wel namen van leden staan. Waarom? Om fouten op de website te vinden en op te lossen. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang.

Hulp van artificiële intelligentie (AI)

Het bestuur gebruikt voor sommige taken AI van Google (Gemini), bijvoorbeeld om een voorstel van verslag of van een mail te maken. Daarbij geldt:

  • e-mailadressen, telefoonnummers, rekeningnummers en rijksregisternummers worden vooraf uit de tekst gehaald en vervangen door een code;
  • AI maakt enkel voorstellen: een bestuurslid leest alles na voor het gebruikt of verstuurd wordt, en er wordt niets automatisch gepubliceerd;
  • AI beantwoordt geen vragen van leden of bezoekers;
  • foto’s van de jeugd (JHOD) gaan niet naar AI;
  • we gebruiken de betalende versie van Gemini, waarbij Google de gegevens niet gebruikt om zijn producten te verbeteren.

Barsaldo en betalingen

Muzikanten kunnen hun bar-saldo opladen met een overschrijving met een persoonlijke mededeling. Om die overschrijvingen automatisch te herkennen, leest de website de rekening van de vzw bij Belfius uit via Enable Banking. Daarbij geldt:

  • de website heeft enkel leestoegang: ze kan geen geld overschrijven of verplaatsen, en de toegang kan op elk moment ingetrokken worden in de bankapp;
  • van een verrichting gebruikt de website enkel het bedrag, de mededeling, de datum en een technisch kenmerk; namen en rekeningnummers van wie betaalt worden niet verwerkt of bewaard;
  • andere inkomsten en uitgaven van de vzw worden overgeslagen en niet bewaard: enkel betalingen voor de bar worden verwerkt;
  • wat bewaard wordt, dient enkel om je bar-saldo bij te houden; je saldo is zichtbaar voor jezelf, voor de barvrijwilligers aan de kassa en voor het bestuur; de lijst met bankbetalingen die nagekeken moeten worden, ziet enkel het bestuur;
  • komt een overschrijving “in afwachting” niet binnen, dan krijg je na enkele dagen een herinnering, en het bestuur ziet het in een overzicht.

Inloggen en beveiliging

Als u inlogt, bewaren we wanneer en hoe u inlogde (met uw wachtwoord, via Google, Microsoft of Facebook, of automatisch na uw inschrijving of uitnodiging), een ingekort IP-adres (het laatste deel weggelaten, bijvoorbeeld 81.82.83.0/24) en het soort toestel (bijvoorbeeld Chrome op Android). Mislukte inlogpogingen op een bestaand account bewaren we op dezelfde manier. We gebruiken dit enkel om de website te beveiligen en om leden te helpen die niet kunnen inloggen. Na 180 dagen wordt het automatisch gewist; wanneer u laatst inlogde, bewaren we zolang uw account bestaat.

Logt een bestuurslid of beheerder in, of mislukt het inloggen op een account 5 keer binnen 10 minuten, dan krijgt de webmaster een korte mail met dezelfde gegevens. Die mails komen niet in ons mailarchief en de webmaster wist ze elke maand, zodat ze nooit langer dan 180 dagen bewaard blijven.

Het bestuur ziet enkel wanneer u laatst inlogde en hoe vaak in de voorbije 30 dagen. De details ziet enkel de webmaster, nooit met een volledig IP-adres. Op Mijn voorkeuren ziet u zelf waar u ingelogd bent en kan u zich op al uw andere toestellen afmelden.

Zolang u ingelogd bent, bewaart WordPress bij uw sessie ook uw volledige IP-adres en uw browser; dat verdwijnt ten laatste een dag nadat de sessie afloopt (een sessie duurt hoogstens 14 dagen). Onze beveiligingsplugin houdt zelf ook mislukte inlogpogingen en blokkades bij, met het volledige IP-adres, om aanvallen tegen te houden. Andere technische meldingen van de website bewaren we hoogstens 12 maanden.

Met wie delen we gegevens?

We verkopen geen gegevens. We delen ze enkel met dienstverleners die ze in onze opdracht verwerken, of wanneer de wet dat vraagt:

  • one.com: webhosting (in de EU);
  • Glissandoo: planning, aanwezigheden en ledenlijst van de orkesten;
  • Google: Google Workspace en Google Drive (verslagen, documenten en de ledenlijst van de secretaris), Google Agenda (repetitieschema), Google Maps (kaarten), reCAPTCHA (bescherming van het contactformulier), Google Analytics (bezoekersstatistieken, enkel na uw toestemming) en Gemini (AI-hulp voor het bestuur);
  • Hu-manity (Cookie Compliance): de cookiebanner en het bewaren van uw cookiekeuze;
  • Microsoft, Google en Meta (Facebook): enkel als u er zelf voor kiest om daarmee in te loggen;
  • Mailchimp (Intuit): het versturen van de nieuwsbrief;
  • Enable Banking (Finland, erkende dienstverlener onder toezicht van de Finse financiële toezichthouder): alleen-lezen toegang tot de rekening van de vzw bij Belfius, om overschrijvingen voor het bar-saldo automatisch te herkennen;
  • Bancontact: betalen met de Bancontact-sticker aan de bar;
  • Ticketmatic: de ticketverkoop voor concerten;
  • VLAMO: aansluiting, verzekering en eretekens van de muzikanten.
  • Anthropic (Claude): enkel wanneer de webmaster testmeldingen laat nakijken, zonder de namen van de testers.

Sommige van deze diensten (bijvoorbeeld Google, Microsoft, Meta, Mailchimp en Anthropic) kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte. Dat gebeurt dan op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of het EU-VS-kader voor gegevensbescherming.

Op de pagina “Volg ons” tonen we het laatste bericht van onze Facebook- en Instagrampagina. De website haalt dat zelf op: uw browser maakt daarvoor geen verbinding met Meta en er worden geen cookies van Meta geplaatst.

Wie ziet wat binnen de vereniging?

  • Ingelogde leden zien de muzikantenlijst met de HOD-contactadressen, niet uw privégegevens.
  • Bestuursleden zien de ledenadministratie. Het rijksregisternummer verschijnt enkel na een bewuste klik, en elke keer dat het bekeken wordt, wordt dat bijgehouden.
  • Om leden te helpen kan een bestuurslid de website bekijken zoals een lid die ziet (“Bekijk als gebruiker”), zonder iets te kunnen wijzigen. Dat kan niet voor andere bestuursleden, beheerders of minderjarigen, en elk gebruik wordt bijgehouden.

Cookies

Bij uw eerste bezoek vraagt een cookiebanner welke cookies u toestaat. Cookies voor statistieken worden pas geplaatst nadat u daarvoor toestemming gaf.

  • Inlog- en sessiecookies (wordpress_…) van HOD: houden u ingelogd en beveiligen de website. Ze blijven tot u afmeldt, of maximaal 14 dagen als u “Ingelogd blijven” aanvinkt. Noodzakelijk, dus zonder toestemming.
  • hu-consent van Hu-manity (Cookie Compliance): onthoudt welke cookies u toestond, gedurende 1 maand. Noodzakelijk, dus zonder toestemming.
  • reCAPTCHA van Google: beschermt het contactformulier tegen spam en wordt enkel op de contactpagina geladen. Noodzakelijk voor dat formulier.
  • _ga en _ga_1YPXKG9FWG van Google Analytics: statistieken over het gebruik van de website (bijvoorbeeld hoeveel bezoekers welke pagina’s bekijken). Ze blijven tot 2 jaar en worden enkel geplaatst als u daarvoor toestemming gaf.

U kan uw keuze altijd wijzigen: wis de cookies van deze website in uw browser, dan verschijnt de vraag opnieuw.

Hoe lang bewaren we gegevens?

  • Ledengegevens: zolang het lidmaatschap loopt, daarna maximaal 2 jaar, behalve wat de boekhouding of de wet langer vraagt.
  • Rijksregisternummer: zolang het lidmaatschap loopt. Wanneer een lid stopt, verwijdert het bestuur het van de website.
  • Inschrijvingen voor activiteiten: maximaal 12 maanden.
  • Bar-transacties en betalingen: 7 jaar (boekhoudkundige verplichting).
  • Nieuwsbrief: tot u zich uitschrijft. Een niet-bevestigde inschrijving wordt na 7 dagen gewist.
  • Uitnodiging na een activiteit: het opgeladen bestand wordt niet bewaard. Uw adres wordt gewist als u niet binnen 7 dagen op de knop klikt, of na 48 uur als de uitnodiging niet verstuurd wordt. Daarna bewaren we enkel een onomkeerbare code van het adres, zodat we u nooit een tweede keer uitnodigen.
  • Contactformulier en ideeën of vragen voor het bestuur: maximaal 12 maanden.
  • Doorgestuurde berichten van de mailboxen (logboek): maximaal 12 maanden.
  • Technische logs van de website: maximaal 12 maanden.
  • Verslagen van het bestuur: zolang nodig voor de werking en het archief van de vereniging.
  • Foto’s en historisch materiaal: zolang ze relevant zijn voor de communicatie of het archief. Op vraag verwijderen we herkenbare beelden.
  • Inloggegevens (wanneer en hoe u inlogde, ingekort IP-adres, soort toestel, mislukte pogingen): 180 dagen. Wanneer u laatst inlogde: zolang uw account bestaat.
  • Testmeldingen: 6 maanden nadat ze afgehandeld zijn, ten laatste na 12 maanden.

Beveiliging

We beschermen persoonsgegevens onder meer met beveiligde verbindingen (https), toegang per rol, goedkeuring van nieuwe accounts door het bestuur, tweestapsverificatie voor beheerders, versleuteling van het rijksregisternummer, afgeschermde mappen voor documenten en regelmatige controles van de website.

Uw rechten

U heeft recht op inzage, verbetering, verwijdering, beperking van de verwerking, bezwaar, overdraagbaarheid en het intrekken van uw toestemming (bijvoorbeeld voor de nieuwsbrief). Leden kunnen hun eigen gegevens ook zelf aanpassen via “Mijn gegevens bijwerken” in de ledenzone. Voor al deze vragen mailt u naar . We kunnen u vragen om uw identiteit te bevestigen.

Klachten

Heeft u een vraag of klacht, neem dan eerst contact met ons op. U kan ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Wijzigingen

We passen deze verklaring aan wanneer onze werking of de wet verandert. De meest recente versie staat altijd op deze pagina.

Laatste wijziging: 11 oktober 2026